¿Por qué usar una oficina virtual?

Los propietarios de pequeñas empresas casi siempre se ven en el dilema de si tener una oficina que impresione y un grupo de personas que contesten las llamadas telefónicas y sepan atender a los visitantes pueden consumir una porción considerable de su presupuesto. ¿Cómo garantizar que las primeras impresiones sean positivas sin verse agobiado por estos costos operativos?

Para muchas empresas, la respuesta está en losentornos virtuales, con los que se puede proyectar la presencia de una empresa más estructurada a una fracción de lo que le costaría un espacio de oficina que le proporcione prestigio.

Razones para usar entornos virtuales

Las oficinas virtuales permiten que los negocios que se llevan desde el hogar, las empresas que se están iniciando y los pequeños negocios ya establecidos puedan proyectar una excelente imagen sin incurrir en los gastos inherentes a un espacio de oficina físico. 

El objetivo por el cual se usan determina la forma en que se usan, por lo que es una excelente idea considerar cuáles son las características que mejor se adaptan a tu tipo de negocio.

1. Dirección comercial que proporcione prestigio.
Por ejemplo, algunas de las direcciones comerciales de oficina virtual más populares se encuentran en el Chrysler Building de Nueva York, en el Berkeley Square de Londres y en el Citigroup Center de Sydney. La ubicación de tu dirección comercial puede hacer maravillas con tu imagen; proyectará mayor profesionalismo  y es un sitio en el que se puedes causar una buena impresión cuando te reúnas con clientes e inversionistas.

2. Imagen más profesional.
Para negocios con sede en el hogar, resulta una pesadilla la posibilidad de que la llamada de uno de sus más importantes inversionistas potenciales sea contestada por su hijo de 3 años de edad. Y cuando recibas la llamada de un cliente importante, ¿realmente deseas que tu conversación tenga como trasfondo una discusión de tus hijos a todo pulmón?

3. Obtener flexibilidad.
Muchos empresarios desean escapar de la sensación de estar encadenados al escritorio. Desafortunadamente, esta sensación se replica cuando te instalas en tu nuevo escritorio pero te sientes incapaz de ausentarte por temor a perder alguna llamada importante. Con una oficina virtual, puedes desplazarse e incluso tomar algún tiempo libre, con la seguridad de que nadie lo notará.

4. Eliminar las distracciones.
Además de ser costoso, operar una oficina consume tiempo. Es necesario administrar el personal de soporte, equipar y mantener la oficina, y esto es apenas una pequeña porción de una larga lista de actividades. Usar una oficina virtual hace posible que otros se encarguen de estas tareas, lo que permite concentrarse en las actividades que realmente le son importantes.

También te puede interesar:  Intel construye oficinas inteligentes en Israel

5. Expandirse a nuevos mercados.
Muchas empresas usan una oficina virtual para establecerse en otras regiones. Es una excelente forma de proyectar presencia mientras se prepara para establecer sus instalaciones físicas en la región.

6. Como configuración permanente o como estación temporal.
Si estableces tu oficina virtual en una ubicación que ofrece oficinas de campus u oficinas con servicios incluidos, puedes crecer sin necesidad de cambiar su dirección comercial ni de buscar nuevas instalaciones.

 Las ventajas de una oficina virtual son evidentes, pero vale la pena pensar acerca de las características que son de tu interés. ¿Deseas que el correo postal se redireccione de tu dirección comercial hacia tu oficina real? ¿Deseas también el servicio de contestación de llamadas? ¿Es importante tener una dirección comercial de prestigio en un centro internacional de negocios o prefieres algo más cercano a tu hogar para que puedas usar de forma fácil las áreas de trabajo, las salas de reuniones y los servicios de videoconferencia?

Las oficinas virtuales pueden satisfacer todas estas necesidades específicas; sólo necesitas establecer cuáles son las suyas. La imagen y las perspectivas de tu negocio y la calidad de tu entorno de trabajo pueden ser transformadas en sólo unos días.