Esencial la administración en la oficina

Los mejores sistemas de organización de una empresa dependen del inventario de productos, el tamaño de la fuerza de trabajo y la necesidad de gestión de la información. Como propietario de un pequeño negocio, debes evaluar tus necesidades para implementar las estrategias de organización más eficaces que mejoren la productividad y reduzcan el tiempo perdido por la desorganización.

Organización sin papeles

Producir más memos, manuales y archivos crea más oportunidades para que la información esté fuera de lugar en alguna pila sobre el escritorio de alguien, en espera de alguna acción. Más oficinas se están moviendo hacia un sistema sin papel. Esto incluye el pago de facturas y nóminas a través de servicios en línea, almacenamiento de archivos electrónicos y la difusión de información a través de correo electrónico u otros servidores en línea. Aunque siempre habrá una necesidad de un poco de papel en la configuración de la mayoría de las oficinas, la invocación de la auto-disciplina sobre si es algo realmente necesario imprimir o no, puede ser un largo camino para reducir la cantidad de papel que necesita ser organizado. Realiza una copia de seguridad de servidores de la empresa con regularidad para asegurar que no se pierda información en caso de un virus o un accidente.

Establece centros de trabajo

El establecimiento de centros de trabajo es un concepto de organización que funciona para cualquier empresa, independientemente de si llamas a tu sala de estar tu sede social o diriges una fábrica importante. Establece tu centro de trabajo donde realmente haces el trabajo requerido. A continuación, crea un centro de referencia de fácil acceso que contenga manuales, referencias y archivos que se necesitan regularmente. Completa el centro de abastecimiento del entorno de oficina donde el papel, lápices y otros útiles de oficina sean fácilmente disponibles. Este concepto funciona a nivel micro y macro dentro de tu compañía. Si bien cada escritorio o estación de trabajo puede seguir los mismos principios básicos, puedes tener centros corporativos de trabajo, como una sala de copia común y armario de suministros en las proximidades de los escritorios de los empleados.

Ubicación del hardware

Aunque los empleados necesitan acceder a sus terminales de computadora para hacer su trabajo, cómo organizar su hardware y accesorios periféricos puede tener un gran impacto en la organización de la oficina. Mantén monitores, teclados y ratones fácilmente accesibles y disponible constantemente. Coloca las torres CPU bajo la mesa donde son accesibles para la resolución de problemas, pero no obstaculizando las tareas del día a día. Una impresora inalámbrica o escáner se pueden guardar en un escritorio remoto o incluso en un armario para acceder a él sólo cuando sea necesario. No es necesario mantener cada componente de la computadora a su alcance, sólo los necesarios para completar las tareas durante todo el día.

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Con información de: La vox tx