¿Cómo lograr reuniones cortas y productivas?

50% de las reuniones son improductivas o una pérdida de tiempo, según la investigación de Atlassian. Eso es un promedio de 31 horas perdidas por mes, muchas de las cuales habrán sido gastadas en llamadas de conferencia. No es ninguna sorpresa, que el 82% de los profesionales en los EE.UU. y el Reino Unido dicen que pierden productividad en el teléfono. Y sin embargo, para muchos de nosotros, esas llamadas se establecen para llegar a ser más común. Los estudios de Regus muestran un promedio mundial de la mitad de los empleados que trabajan fuera de la oficina 2,5 o más días a la semana – una cifra que se eleva a más del 60% en Brasil y México. Combinemos esto con el hecho de que debido a que las empresas de rápido crecimiento se están convirtiendo cada vez más en operaciones cercanas y remotas para aumentar su escalabilidad, las reuniones no siempre se pueden celebrar en la empresa.

Pero sus llamadas no necesitan ser largas y perder tiempo. Así es como mantenerlos cortos, dulces y productivos – además de algunas alternativas para pasar tiempo en el teléfono.

Corta el tiempo de llamada

La planificación es clave. Trate una llamada como cualquier otra reunión; Asegúrese de que ha enviado una agenda con antelación, con el tiempo asignado, los objetivos y los temas para la discusión. Asegúrese de que tiene a alguien para dirigir, manteniendo discusiones sobre el tema y dentro de las limitaciones de tiempo. Termina con un repaso de lo que se discutió y crear puntos de acción para seguir adelante.

Optimice sus procesos. La investigación muestra que el 23% de una llamada de conferencia se pierde a discusiones innecesarias – a menudo una sucesión de personas que se unen a la llamada y ver quién ya está en. Incluyendo sólo a las personas que realmente necesitan participar y luego circular notas con claves para llevar a todos los demás después puede reducir drásticamente el tiempo y le permiten llegar directamente a los negocios.
¿Cuáles son las otras opciones?

Aproveche los espacios de trabajo flexibles. El uso de salones de negocios o salas de reuniones en planes flexibles le permite celebrar esas reuniones importantes cara a cara en lugares que son más convenientes para sus trabajadores, sin el costo de una inversión permanente.
Aproveche al máximo la tecnología. Las salas de videoconferencia minimizan la posibilidad de que la gente se distraiga con otras tareas de la llamada y deje de confundir a quién está hablando. Las llamadas de estado semanales en las que es posible que sólo tenga una pequeña cantidad de cosas que informar a veces se pueden reemplazar con documentos de progreso compartidos en la nube. De esta manera, todo el mundo puede llenar hasta dónde han llegado sin tener que reunirse todos al mismo tiempo.