¿Cómo evitar el exceso de juntitis?

¿Eres de las personas que odia los lunes porque sabes que indiscutiblemente al llegar tendrás una junta que además de larga será improductiva?

¿Has calculado cuánto tiempo has perdido por reuniones en las que incluso fuiste convocado sin necesidad? El exceso de juntas o juntitis es un mal que afecta a pequeñas, medianas y grandes organizaciones. Su principal síntoma es la sensación de improductividad entre los asistentes.

De acuerdo con la Asociación Mexicana del Trabajo en Equipo, un ejecutivo promedio se la pasa 21 semanas al año en juntas: casi la mitad del año, pero el asunto se torna más crítico cuando entre el 25 y 50% de éstas son completamente innecesarias. ¿Por qué son improductivas?

Si tu objetivo es que las juntas dejen de ser improductivas y consideras que con una junta a la semana es suficiente siempre y cuando valga la pena… esto es para ti.

Aquí te damos algunos tips para lograrlo.

1.- El propósito

Se trata de que todos los participantes tengan claro el o los motivos antes de la reunión, es un elemento importante para la efectividad, ya que todos saben el porqué de la junta y esto ayudará a encauzar las conclusiones.

2.- Los asistentes

Es común ver la sala de junta repleta aun cuando los temas son muy puntuales. La clave es convocar solo a las personas indispensables en cada tema. Tener a personas que no están relacionadas con el tema puede causar que la reunión se alargue indefinidamente al tener que explicar detalles que son obvios para otros.

Para saber quiénes son las personas que deben asistir, puedes realizarte estas preguntas:

-¿Está involucrado directamente en el tema o el objetivo que se busca?

-¿Se tomarán decisiones que lo afectarán directa o indirectamente, o sólo se analizarán alternativas?

-¿Se deberá solicitar su ayuda al final de la junta para realizar alguna acción?

Cuando tengas claro esto, lo mejor es que les avises al menos con 3 días de anticipación –aunque esto también dependerá de la complejidad del tema a tratar–, ya que esto les permitirá prepararse y aportar más durante la junta.

3.- En dónde se va a realizar

La habitual es que se realicen en el espacio que tu organización tiene destinado para este fin, pero si cuenta con dos o más salas de juntas u otro espacio similar lo recomendable es que seas específico y señales en cuál de ellas se realizará. Eso evitará confusiones y retrasos.

En otras ocasiones, la complejidad de la reunión o la cantidad de asistentes requiere de otros espacios fuera de la empresa, incluso se recomienda que de vez en cuando se acuda a otros espacios y otros horarios con la finalidad de concentrarse en esto sin losdistractores del día a día.

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Así, por ejemplo, si vas a tener tu reunión anual de planeación o de estrategia, podrías recurrir a un centro de convenciones o de negocios.

4.- La duración

Es decir, el tiempo que se le destinará. En las mejores prácticas de las compañías en el mundo la puntualidad es clave. Por ejemplo, en Japón son extremadamente puntuales con los tiempos, lo que le permite a la gente saber que puede cumplir con el resto de su agenda del día, y no le dedican más de 30 minutos a cada reunión.

Esto puede variar, y en el caso de México lo recomendable es entre 30 y 60 minutos, pues exceder ese tiempo resulta cansado y se queda la percepción de que no se logran avances.

Hay casos en los que la reunión puede ser de más horas y hasta días, como las deplaneación y las estratégicas, pero generalmente se realizan en lugares fuera de la oficina y con intervalos para mejorar su productividad.

Esclarecer estos cuatro puntos antes de la reunión es clave para que la gente sepa lo que se abordará y los objetivos que se esperan alcanzar. Así que al convocar a una junta anexa este sencillo formato con toda la información.