Emails cortos aumentan la productividad

De acuerdo a un estudio publicado por McKinsey and Company, una firma de consultoría con sede en Nueva York, un empleado promedio usa cerca del 28% de su tiempo en el trabajo para escribir y enviar emails, por lo cual crear emails de un párrafo puede ser una buena solución.

El director de la firma de capital de riesgo Garage Technology Ventures, Guy Kawasaki, indicó que si en un email contiene menos de cinco oraciones es abrupto y descortés, mientras que más de cinco es una pérdida de tiempo. Por esta razón es que sus correos electrónicos no tienen más de un párrafo y comparte algunos tips para aplicar esta técnica.

Tu email debe responder cinco preguntas básicas
Cuando escribas un email, éste debe proveer suficiente información como para responder a cinco preguntas: ¿Quién eres? ¿Qué quieres? ¿Por qué se lo pides a esa persona? ¿Por qué debería hacerlo? ¿Cuál es el siguiente paso?

Evita detalles excesivos para recibir una respuesta
Vuelve a leer tu email y elimina la información superflua antes de presionar el botón “Enviar”.

“La gente que siente una necesidad por contar su historia de vida por este medio cree que a fuerzas recibirá respuesta” afirma Guy. Pero es un hecho: más información no obligará al receptor a actuar.

Los mails más cortos te ayudarán a mantenerte enfocado
Limitarte a cinco oraciones te fuerza a pensar de una forma más concisa, ayudándote a permanecer enfocado y ahorrar tiempo. Los correos electrónicos cortos también permiten que el receptor tome una decisión rápida sobre qué acción tomar, aumentando la posibilidad de responder.

Limita todo menos el agradecimiento
Kawasaki dice que no hay excepción a esta regla: “Cuando no quieres nada más del receptor sino que expresar tu agradecimiento y agrado hacia él, entonces llegarás cuán lejos quieras”.

Fuente: Soy Entrepreneur